সহজে এমএস অফিস ১৭

বিশ্বে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত কম্পিউটার প্রগ্রাম ‘মাইক্রোসফট অফিস’। এই প্রগ্রামের ‘ওয়ার্ড’, ‘এক্সেল’, ‘পাওয়ার পয়েন্ট’ ও ‘আউটলুক’ অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করা হয় বেশি। এসব অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহারের কিছু কৌশল জানা থাকলে কাজ সহজ হয়ে যায়। এমন কিছু কৌশল নিয়ে পূর্ণ পৃষ্ঠার আয়োজন। লিখেছেন তুসিন আহম্মেদ

আউটলুকের ‘ইজি লুক’

নির্দিষ্ট সময়ে মেইল পাঠানো : দুদিন পরে গুরুত্বপূর্ণ একটি মেইল পাঠাতে হবে। কিন্তু সে সময় অফিসের বদলে পারিবারিক কাজে ব্যস্ত থাকতে হতে পারে। চিন্তার কিছু নেই, আগে থেকেই মেইলটি লিখে নির্দিষ্ট দিন-তারিখ দিয়ে দিলেই সময়মতো মেইলটি পাঠিয়ে দেবে আউটলুক। এ জন্য ‘new email’-এ ক্লিক করার পর চালু হওয়া পেইজে সাধারণ নিয়মেই মেইলটি লিখে যার কাছে পাঠাতে হবে তার মেইল আইডি লিখতে হবে। তারপর ‘option’ ট্যাব থেকে ‘ deley delivery’-তে ক্লিক করতে হবে। এরপর ‘do not deliver before’ অপশন থেকে তারিখ ও সময় নির্ধারণ করলেই নির্ধারিত সময়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাপকের কাছে পৌঁছে যাবে।

মেইল ক্যালেন্ডারে নেওয়া : অনেক মেইলে বিভিন্ন মিটিংয়ের শিডিউল থাকে। সেই শিডিউল ক্যালেন্ডারে কপি বা পেস্ট করতে বাড়তি সময় ব্যয় হয়। তবে আউটলুকে কাজটি সহজেই করা যায়। যে মেইলে মিটিং শিডিউল রয়েছে, তা মাউসের সাহায্যে ড্রাগ করে আউটলুকের নিচে থাকা ক্যালেন্ডার আইকনে ড্রপ করে লোকেশন যুক্ত করে ‘save’ বাটন চাপলেই ক্যালেন্ডারে সেসব তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যাবে। মেইল স্বাক্ষর যুক্ত : অফিশিয়াল কাজে পাঠানো ই-মেইল বার্তার নিচে প্রেরকের স্বাক্ষরসহ পরিচয় দেওয়া উচিত। এ জন্য ‘new mail’

অপশনে প্রবেশ করে ‘message’ ট্যাব থেকে ‘signature’ বাটনে ক্লিক করতে হবে। পপআপে চালু হওয়া নতুন পেইজটির ‘হব’ি বাটনে ক্লিক করে একটি নাম দিতে হবে। তারপর ‘edit signature’ অপশনে প্রেরকের নাম ও যোগাযোগের নম্বর দিতে হবে। চাইলে ওপরে থাকা ইমেজ আইকনে ক্লিক করে স্বাক্ষরের পাশাপাশি প্রেরকের ছবি যুক্ত করে ‘ok’ বাটন চাপতে হবে। পরে মেইল পাঠানোর সময় ‘signature’ মেন্যু থেকে ড্রপ ডাউনের মাধ্যমে প্রেরকের স্বাক্ষর বা পরিচয় এক ক্লিকেই যুক্ত করা যাবে।

মেইলে ক্যালেন্ডারের শিডিউল : আউটলুকের ক্যালেন্ডারে যুক্ত থাকা বিভিন্ন কাজের শিডিউল চাইলে কয়েকবারে ভাগ করে আলাদা মেইল পাঠানো যাবে। এ জন্য ‘new message’ ট্যাব থেকে ‘insert’ ট্যাবে প্রবেশ করে ‘calendar’ এ ক্লিক করতে হবে। পপআপে একটি নতুন পেইজ আসবে। সেখানে কোন তারিখে শিডিউলের কোন অংশ মেইল করতে চান নির্বাচন করে ‘

ok’ বাটন চাপলেই মেইলে .ics নামে একটি ফাইল যুক্ত হবে এবং নির্দিষ্ট দিনের শিডিউল দেখাবে। তারপর সেন্ড বাটনে ক্লিক করে মেইলটি প্রাপককে পাঠাতে হবে।

ভিন্ন আইডি থেকে মেইল পাঠানো : ডিফল্ট মেইল আইডি ছাড়াও আউটলুক কাজে লাগিয়ে চাইলে আলাদা মেইল আইডি দিয়ে বার্তার উত্তর পাঠানো যায়। এ জন্য ‘new message’ থেকে ‘options’ ট্যাবে যেতে হবে। তারপর ‘direct replies to’-এ ক্লিক করে ‘have replies sent to’ অপশনে আলাদা মেইল আইডিটি যুক্ত করতে হবে।

কুইক এক্সেল টুলবার কাস্টমাইজ : আউটলুকে প্রয়োজনীয় অনেক অপশন বিভিন্ন ট্যাবের ভেতরে থাকে। চাইলে কুইক এক্সেল টুলবার যুক্ত করে সহজে ও দ্রুত অপশনগুলো ব্যবহার করা যায়। এ জন্য প্রথমে আউটলুকের টপবার থেকে ‘Customize quick access toolbar’-এ যেতে হবে। যে অপশনগুলো কুইক এক্সেস টুলবারে যুক্ত করতে চান সেগুলোতে টিক চিহ্ন দিতে হবে।

স্পেলিং চেক : মেইল পাঠানোর আগে কোনো শব্দের বানান ভুল আছে কি না জানতে ‘ত্বারব’ ট্যাবের ‘

spellings & grammar’ অপশন ক্লিক করতে হবে। আউটলুক ক্যালেন্ডারে ছুটির দিন : আউটলুকের ক্যালেন্ডারে ছুটির দিন যুক্ত করতে প্রথমে ‘file’ থেকে ‘ options’-এ যেতে হবে। নতুন যে পেইজ চালু হবে সেখানে ‘calendar’ অপশনে ক্লিক করে ‘add holidays’-এ ক্লিক করতে হবে। এবার লোকেশন নির্বাচন করে ‘ড়শ’ বাটন চাপতে হবে।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেক্সট যুক্ত : অনেক সময় একই তথ্য একাধিক মেইলে লিখতে হয়। একই বার্তা বারবার না লিখে অটোকারেকশন অপশনে লিখে রাখা যায় আউটলুকে। ফলে একই তথ্য বারবার লেখার সময় বেঁচে যাবে। এ জন্য প্রথমে আউটলুকের ‘file’ মেন্যু থেকে ‘options’-এ গেলেই নতুন একটি পেইজ চালু হবে। সেখানে ‘proofing’ থেকে ‘autocorrect options’ -এ ক্লিক করতে হবে। আবার নতুন একটি পেইজ চালু হবে। সেখানে ‘replace’-এ প্রয়োজনীয় শব্দটি এবং ‘with’-এ সম্পূর্ণ বার্তা যুক্ত করে দিয়ে ‘ok’ বাটনে ক্লিক করতে হবে। পরে নির্দিষ্ট শব্দটি লিখলেই সম্পূর্ণ লেখাটি দেখা যাবে।

দ্রুত আউটলুক চালু : অনেক সময় আউটলুক চালু হতে বেশি সময় নেয়। অপ্রয়োজনীয় অ্যাডইনসগুলোর লোডিং বন্ধ করে সমস্যার সমাধান করা যায়। এ জন্য প্রথমে ‘file’ মেন্যু থেকে ‘options’-এ যেতে হবে। এবার চালু হওয়া নতুন পেইজের সাইডবার থেকে ‘add ins’ অপশনে ক্লিক করতে হবে। এবার নিচে থাকা ‘manage’ অপশন থেকে ‘com add-রহং’ নির্বাচন করে পাশে থাকা ‘go’ বাটনে ক্লিক করলেই আউটলুকের সঙ্গে যুক্ত সব অ্যাডইনসের তালিকা দেখা যাবে। এবার অপ্রয়োজনীয় অ্যাডইনসগুলো আনচেক করে‘ok’ বাটনে ক্লিক করতে হবে।

মেইল বক্স ক্লিনার : অপ্রয়োজনীয় মেইলগুলো সহজে মুছে ফেলার সুযোগ রয়েছে আউটলুকে। এ জন্য প্রথমে ‘file’-এ প্রবেশ করে ডান পাশে থাকা ‘mail cleanup’ বাটনে ক্লিক করতে হবে। পপআপে চালু হওয়া নতুন পেইজটি থেকে অপ্রয়োজীয় মেইলগুলো মুছে ফেলে আউটলুকের জায়গা খালি করা যাবে। ভিউ পেইজে পরিবর্তন : মাইক্রোসফট আউটলুকে হোমে তিনটি ভিউ পেইজ দেখা যায়। সেগুলো হলো নেভিগেশন, মেসেজ ও রিডিং। ‘ view’ ট্যাব থেকে ‘change view’ অপশনে গিয়ে পেইজের সেটিংস পরিবর্তন করে এগুলো পরিবর্তন করা যাবে।